Im Prinzip nichts anderes als ein Kostenvoranschlag, wie er seit Jahrzehnten in den Gesundheitshandwerken bekannt ist. Lediglich die Art, den Kostenvoranschlag und die sich gemäß der verschiedenen Verträge ergebenden begründenden Unterlagen an den zuständigen Kostenträger zu senden, ist eine andere. Nicht mehr per Post oder per Fax wird der KV verschickt, sondern elektronisch („e“KV). Dies heißt allerdings nicht per E-Mail (wegen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen).

Grundsätzlich haben sich zwei Möglichkeiten durchgesetzt, einen Kostenvorschlag nebst den dazugehörigen Anlagen elektronisch an die Kostenträger zu senden:

1. Über eine Web-Plattform (z.B. egeko): Die Technik und die Arbeitsweise ist im Prinzip so wie bei ebay. Nach der vertraglichen Bindung mit dem Anbieter erhält man seine Zugangscodes (Benutzername und Passwort). Nach erfolgreicher Eingabe erstellt man unter dem Menüpunkt „Neuer KV“ in einer vorgegebenen Maske (Formular) den KV. Die den KV begründenden Unterlagen (z.B. Rezept) werden vorher gescannt und nun an das Formular „angehängt“ (wie bei E-Mail-Anhängen). Danach kann man den KV elektronisch „versenden“, wenn alle erforderlichen Pflichtangaben gemacht sind - wie z.B. der Name des Kostenträgers etc.
2. Erstellung des KV mit Hilfe der hauseigenen Software: Der KV wird wie gewohnt in der eingesetzten Software erstellt und die dazugehörigen, vorher gescannten Unterlagen angehängt. Statt die Unterlagen nun auszudrucken oder aus der Software heraus zu faxen, werden die Daten an den zuständigen Kostenträger elektronisch übermittelt. Voraussetzung für diese Form der Übermittlung ist die Installierung einer Schnittstelle zu der jeweiligen Web-Plattform durch Ihren Software-Betreuer. Die optadata.com stellt die egeko-Schnittstelle Ihrem EDV-Anbieter übrigens kostenlos zur Verfügung. Die gängigsten Software-Anbieter halten inzwischen eine Schnittstelle zu egeko vor.

Die Übermittlung direkt aus der eingesetzten Branchen-Software erspart die doppelte Datenerfassung und ist sicher die empfehlenswertere Variante des elektronischen Versandes. Bei beiden Übermittlungsvarianten verbleibt das Original-Rezept übrigens bis zur Abrechnung im Betrieb.

Dies hängt von der Arbeitsweise des jeweiligen Kostenträgers ab. Entweder erhalten Sie den KV auch elektronisch zurück (z.B. bei der Techniker Krankenkasse) oder aber auch auf dem herkömmlichen Wege (z.B. AOK Bayern). Bei der elektronischen Antwort finden Sie diese je nach Ihrer eigenen Arbeitsweise z.B. im Internet auf der egeko-Plattform unter „Eingang“. Hatte die Kasse noch Fragen zum KV, finden Sie diese unter „Rückläufer“. Je nach Plattform-Anbieter bieten die Internet-Programme weitere, die Arbeit erleichternde Programm-Punkte. Haben Sie Ihre Daten per Schnittstelle direkt aus Ihrer Branchen-Software heraus gesendet, erhalten Sie die Genehmigungen auch auf diesem Wege zurück. Wie bei einem E-Mail-Konto im Internet rufen Sie Ihre Post einfach ab und der KV wird automatisch zugeordnet – dieser Vorgang kann je nach Software unterschiedlich sein.

Informationen darüber sollten Sie von den eKV-Plattform-Anbietern erhalten; z.B. mit Hilfe einer im Internet abrufbaren, stets aktualisierten Liste. Der elektronische Versand sollte ferner nur bei solchen Kassen im Rahmen der oben beschriebenen zwei Wege möglich sein, die den KV auch elektronisch verarbeiten können. Die eKV-Plattform-Anbieter schalten im Idealfall nur solche Kassen zum elektronischen Versand frei und sind stets auf dem neuesten Stand.

Die aktuell im Bereich des eKV aktiven Kostenträger haben sich für unterschiedliche EDV-Lösungen entschieden. Von einem Standard ist die Branche weit entfernt. Für den einzelnen Betrieb wird es zukünftig unmöglich sein, hier den Überblick zu behalten.

Deshalb sollten Sie bei der Auswahl Ihres eKV-Dienstleisters darauf achten, dass Sie möglichst mit einem System alle Kostenträger erreichen. Dies gilt sowohl bei der Erstellung der Kostenvoranschläge direkt im Internet, als auch beim Versand aus der hauseigenen Software heraus.

Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie damit rechnen, dass Sie im Moment bei der eKV-Erstellung via Internet mit rund einem halben Dutzend auch in der Arbeitsweise verschiedenen Plattform-Anbietern arbeiten müssen. Dies erschwert die Verwaltung erheblich. Für die eKV-Übermittlung aus der eingesetzten Branchen-Software heißt das, viele verschiedene Schnittstellen ins System integrieren zu müssen. Diese Arbeit übernimmt - in der Regel kostenpflichtig - Ihr Software-Anbieter.

Ja, z.B. die optadata.com, Betreiber der egeko-Plattform. Durch Kooperationen mit anderen Anbietern ist ein so genanntes Roaming – ähnlich wie im Mobilfunkbereich – entstanden. Das heißt, die Plattformen der verschiedenen Anbieter sind miteinander vernetzt und Sie benötigen nur eine Schnittstelle, wenn Sie aus der Branchen-Software heraus die Daten versenden.

Leider nein. Einige Kostenträger, wie z.B. die DAK, haben sich entschieden, den eKV nur von einem eKV-Anbieter anzunehmen. Während das oben beschriebene technische Roaming so funktioniert, dass diese Entscheidung der Kasse für die tägliche Praxis irrelevant geworden ist, gilt dies nicht für die Gebühren. Hier gibt es noch keine Kooperationen zwischen den Anbietern (die Anbieter teilen die Gebühren also noch nicht unter sich auf). Das heißt, dass Sie z.B. im Falle der Übermittlung an die DAK noch zusätzlich eine Rechnung vom DAK-Dienstleister (MIP) erhalten, obwohl Sie bereits im Rahmen Ihres Vertrages z.B. mit dem egeko-Betreiber eine monatliche Gebühr entrichten. Immerhin haben Sie aber den Vorteil, nur eine Schnittstelle installieren und bezahlen zu müssen, wenn Sie den eKV mit der Branchen-Software erstellen und sich für die egeko-Plattform entscheiden.

Diese Frage müssen Sie sich selbst beantworten. Hier einige Fakten, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können:

1. Fast 20 Kostenträger mit rund 20 Mio. Versicherten sind inzwischen aktiv (= fast 30%).
2. Die wichtigsten Kassen, die den eKV annehmen, sind die Techniker, die DAK, fünf AOKn sowie diverse BKKn.
3. Eine "Pflicht"-Anwendung ist der eKV inzwischen bei den Vertragspartnern der DAK und der TK.
4. Die Barmer führt den eKV in Kürze verpflichtend ein (Exklusiv-Anbieter: HMM, Kooperationspartner der opta data.com/egeko).
5. Die Umstellung auf den eKV erfolgt bei den Kassen, wie z.B. bei der DAK, "Stück für Stück" nach Produktgruppen. Das heißt, wer heute schon "mitmacht", erlernt den eKV "Schritt für Schritt".
6. Durch "Vorprüfungen" (Plausibilitätsprüfungen) vermindert sich die Anzahl der Nachfragen durch die Kostenträger.
7. Bei einigen Kassen erfolgt eine Genehmigung bereits in bestimmten Produktbereichen "automatisch" binnen Minuten. Das heißt, Ihr Kunde kann im Geschäft auf die Genehmigung warten.
8. Sie sparen Zeit durch kürzere Genehmigungszeiträume.
9. Es entsteht eine "automatische" Ordnung bei den Kostenvoranschlägen (KV-Verwaltung und Archivierung). Ihr Verwaltungsaufwands verringert sich, da Sie auf "einen Klick" recherchieren können, welcher KV wann verschickt wurde, welche Nachfragen es gab oder wie weit der Bearbeitungsstatus durch den Kostenträger ist ("Genehmigt", Teilgenehmigt", "Offen").
10. Vereinfachung der internen Kommunikation bei Fragen zum KV durch Patienten.
11. Es entsteht, die Nutzung der Branchensoftware vorausgesetzt, kein Medienbruch (Doppelerfassung von Daten werden vermieden).
12. Schutz vor Datenverlust.
13. Schutz vor Verlust der Verordnung. Kostenvoranschläge sind beim einfachen Versand über den Postweg nicht versichert.
14. Sie erhalten eine Empfangsbestätigung durch die Kasse.
15. Einfache Nutzung eines funktionierenden Systems - geringe Investitionskosten (in die Schnittstelle/n); geringer Schulungsaufwand.
16. Mehrwerte, wie das Abtreten von genehmigten Kostenvoranschlägen an eine Abrechnungsfirma bereits vor der Versorgung (z.B. egeko-cash), erhöhen die Liquidität.
17. Der elektronische Rückweg (bidirektionaler Austausch mit den Kassen) durch die Kassen an den Leistungserbringer wird sich mehr und mehr durchsetzen.

Im Prinzip benötigen Sie lediglich einen Internet-Zugang und die dafür gängige, nicht zu veraltete Software. Detailfragen klären Sie mit dem eKV-Dienstleister bzw. Ihrem Software-Betreuer.

Ja! Fragen Sie bei Ihrer Innung bzw. Leistungsgemeinschaft nach, wie hier die Meinung zur Entwicklung des eKV allgemein ist. Und: Fragen Sie Ihren potenziellen eKV-Dienstleister nach einem Kollegen, der den eKV bereits praktisch umgesetzt hat und der bereit ist, Ihnen über seine Erfahrungen zu berichten.